martes, 1 de noviembre de 2011

LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA LAS FUNCIONES Y ORGANIGRAMAS



1 - El FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.
La marcha normal de la empresa supone la ejecución de una serie de funciones empresariales, que se pueden clasificar de dos modos:
- Según la función o actividad desarrollada.
- según la responsabilidad de gestión.
2 - FUNCIONES SEGÚN LA ACTIVIDAD DESARROLLADA.
- Función comercial.
- Función de producción.
- Función económica financiera.
- Función de gestión de los recursos humanos.
3 - FUNCIONES SEGÚN LA RESPONSABILIDAD DE GESTIÓN.
- Función de dirección.
- Función de supervisión.
- Función de ejecución.
- Función de asesoramiento.
4 - LOS PUESTOS DE TRABAJO.
La realización de las funciones corresponde a las personas de la empresa. Por razones de especialización, coordinación ó de económica de medios, las tareas que desarrolla las funciones se agrupan según contenidos homogéneos y se asignan a personas determinadas.
El conjunto de tareas que corresponde a una persona se denomina puesto de trabajo. Los puestos de trabajo se caracterizan por cuatro elementos diferentes:
a) - Las funciones o tareas encomendadas. Se trata de lo que tiene que hacer una persona que ocupa el puesto de trabajo.
b) - Las atribuciones. Se refiere a las decisiones e iniciativa que se pueden tomar en el puesto según la libre elección de la persona que lo ocupa.
c) - Las responsabilidades. Se refiere a aquello por lo que se va a pedir cuentas de su cumplimiento a la persona correspondiente.
d) - Las relaciones con otros puestos de trabajo. Se trata de la posición de dependencia respecto a otros puestos de trabajo.
5 - RELACIONES JERÁRQUICAS Y FUNCIONALES.
Los puestos de trabajo se organizan en la empresa según una ordenación jerárquica de mayor a menor responsabilidad, de modo que unos puestos están supeditados a otros. Esta supeditación establece la relación mando / subordinado ó relación jerárquica.
Por la relación jerárquica el mando establece las formas de actuación del subordinado, le marca los objetivos, coordina y organiza su trabajo, delega en él las actuaciones que considera oportunas, le transmite la información procedente de otros mandos superiores, evalúa y supervisa su actividad.
Algunos puestos, además de la dependencia jerárquica natural tienen para ciertos aspectos de su trabajo una dependencia de otros puestos, que se llama dependencia funcional.
Esta dependencia funcional se refiere a normas y procedimientos generales de actuación y no debe interferir con los aspectos de trabajo ligado a la dependencia jerárquica.
6 - ESTRUCTURA BÁSICA DE LA EMPRESA.
La organización básica de responsabilidades de gestión se estructura piramidalmente desde la dirección general hasta las unidades operativas, según una escala con diferentes niveles jerárquicos.
a) - Esta escala de niveles jerárquicos la constituye la línea de mando que realiza la unión entre la función de dirección general y las unidades operativas encargadas de la ejecución de las acciones propias de la actividad de la empresa.
b) - La línea de mando o escala jerárquica tiene además de la propia función de supervisión tiene una importante misión de transmisión de información en el sentido vertical de la estructura de la organización.
c) - A esta columna vertebral de organización de la empresa se le añaden funciones de servicio, estandarización de la actividad o de asesoramiento a la dirección general.
d) - Las funciones de servicios o estandarización son las relativas a los recursos humanos, la contabilidad, la informática e incluso a la dirección económico financiera.
e) - Entre las funciones de asesoramiento podemos citar como ejemplo la asesoría jurídica o los gabinetes de estudios adjuntos a la dirección general.
f) - A las unidades operativas le corresponde las actividades básicas de la empresa, ejemplo, comercio, distribución, producción, etc.
7 - DISTINTAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA.
El conjunto de personas que trabajan en la empresa se organizan según una división de tareas y responsabilidades para los diferentes puestos de trabajo.
Los criterios para realizar esta organización son muy diversos pero el más utilizado es el de la organización por funciones, es decir, una organización según las diferentes actividades que hay que desarrollar en la empresa.
Otras formas de organización pueden ser según las distintas especialidades de la empresa, según los distintos mercados o bien atendiendo a las diversas zonas geográficas donde actúa la empresa.
Elegir una u otra forma de organización es tarea del máximo responsable de la empresa. Para diseñar cual es el mejor modo de hacerlo no existen reglas, sin embargo, se deben tener presente siempre ciertos criterios como:
a) - Unidad de responsabilidad. La responsabilidad de funciones debe asignarse a un sólo puesto de trabajo o a una sola persona.
b) - Unidad de mando. Cada subordinado debe tener un sólo jefe. Es necesario definir claramente las competencias del jefe jerárquico y las del jefe funcional y establecer claramente la autoridad que debe prevalecer en caso de conflicto.
c) - Economía de medios. Las funciones y tareas asignadas a un puesto de trabajo deben dar lugar a la ocupación total del tiempo de trabajo de la persona que desempeña el puesto.
d) - Grado de encuadramiento. Es el número de personas supervisadas por un mando, número que depende del tipo de actividad y las propias necesidades de supervisión.
e) - Especialización. Cuando una actividad no puede ser desempeñada por una persona polivalente, es necesario crear un puesto de trabajo especifico para un especialista en dicha actividad.
8 - LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIÓN/EL ORGANIGRAMA.
La estructura de organización establece la ordenación de los puestos de trabajo de la empresa. Esta ordenación debe definir al menos los siguientes aspectos:
a) - La denominación de los puestos de trabajo. Esta denominación debe definir el nivel de responsabilidad de un puesto de trabajo y su contenido funcional principal.
b) - La descripción de las funciones de los puestos de trabajo. En caso necesario la descripción de las responsabilidades y atribuciones.
c) - Las relaciones de dependencia jerárquicas y funcional en los diferentes puesto de trabajo. La representación gráfica de la estructura organizativa se denomina organigrama, en el cuál cada puesto de trabajo se representa dentro de un cuadro en el que se recoge su denominación. Los puestos de trabajo aparecen ordenados por grados similares de responsabilidad, importancia o categoría y se relacionan entre sí mediante líneas que representan las dependencias jerárquicas o funcionales.
Pueden ser de desarrollo vertical u horizontal.
Para efectuar el diseño de la estructura de una empresa se debe comenzar por la elección de organización para posteriormente construirla desde arriba hasta abajo.
Un elemento clave de la estructura de la organización es la escala de mando o línea jerárquica, debido a que es la columna vertebral de la organización y que desempeña dos funciones muy importantes como:
- La transmisión de la información de arriba abajo y viceversa.
- La supervisión.
Estas dos funciones de las líneas jerárquicas son las que garantizan la correcta ligazón entre las decisiones de la dirección y su ejecución. Para ello es necesario dotar a los mandos de la autoridad necesaria y vigilar y cuidar el mantenimiento de la misma. 




















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